Seminar "Elektronische Informationssysteme und Informationsvermittlung"

Dr. Birgid B. Schlindwein:

Recherchieren in CD-ROM-Datenbanken mit SPIRS, WinSPIRS, WebSPIRS

SPIRS (verfügbar in DOS-, Windows-, MAC- und Web-Versionen) ist die Retrievalsprache für Datenbanken auf CD-ROMs der Firma Silverplatter. Die MAC-Version wird hier nicht besprochen. Der Funktionsumfang des Programms ist abhängig von der gewählten Datenbank. Hier wird ein allgemeiner Überblick vermittelt. Das Programm verfügt über eine (englische) Hilfe.

Im Campusnetz Weihenstephan stehen folgende Literaturdatenbanken zur Verfügung, die mit SPIRS recherchiert werden können:
Datenbank vorhanden
AGRIS ab 1975
Biological Abstracts ab 1989
Biological Abstracts RRM ab 1989

bis 1993

CAB ab 1987
FSTA ab 1969
RSWB ab 1969


  1. Allgemeines
    1. Vorbereitung
      Die Recherchezeit verkürzt sich erheblich und das Ergebnis wird deutlich besser, wenn vor Beginn der Recherche eine Recherchestrategie notiert wurde.

    2. Start
      Für Recherchen im Campusnetz ist eine Zugangsberechtigung auf dem Server IDW_1 nötig. Nach dem Einloggen in diesen Server wird automatisch der CD-Manager gestartet, in dem die Datenbanken/Datenbankgruppen ausgewählt werden können. Die Recherche-Software, die benötigt wird, wird gestartet.

    3. Recherche
      Suchausdrücke können einzelne Wörter, Phrasen (mehrere Wörter) oder Bool'sche Ausdrücke sein. Der Suchausdruck kann auch eine bereits durchgeführte Anfrage ent-halten, z.B. in einen Bool'schen Ausdruck. Es kann generell Kleinschreibung verwendet werden.

    4. Ansicht
      Gefundene Dokumente werden in einem Ansichtsfenster angezeigt, hier können einzelne Dokumente zur Ausgabe markiert werden. Der gesuchte Ausdruck ist hervorgehoben.

    5. Ausgabe
      Die Ausgabe ist entweder auf einen Drucker oder in eine Datei im ASCII-Format möglich. Sind im Ansichtsfenster Dokumente markiert, kann zwischen der Ausgabe aller oder nur der markierten Dokumente entschieden werden.
  2. Die Versionen
    1. SPIRS für DOS

      1. Allgemeines
        Die DOS-Version von SPIRS wird über Menüpunkte (auszuwählen mit der ALT-Taste + Anfangsbuchstabe des Menüpunkts) oder Funktionstasten gesteuert.
        Es kann immer nur in einer Datenbank recherchiert werden.
        Es gibt zwei verschiedene Modi: Suchmodus mit dem Suchstrategie-Fenster und dem FIND-Prompt und Anzeigemodus.

      2. Das Menü
        Das Menü wird mit F10 aufgerufen. Die Menüpunkte (im Klammer ist die entsprechende Funktionstaste angegeben) bedeuten dabei folgendes:
        Hilfe (F1), Menü (F10)
        Find (F2) Suchmodus zur Eingabe von Suchausdrücken
        History Laden/Speichern der Suchstrategie
        Index (F5) Nachschlagen im Index der Datenbank
        Thesaurus (F9) Nachschlagen im Thesaurus der Datenbank (sofern vorhanden)
        Show (F4) Anzeige der gefundenen Dokumente der letzten Suche
        Clear (F12) Löschen der Suchanfrage
        Print (F6) Ausdruck der Dokumente der letzten Suche
        Guide (F3) Beschreibung der ausgewählten Datenbank (z.B. Feldliste)
        Xchange (F8) Wechsel der Datenbank unter Erhaltung der Suchstrategie
        Restart (F7) Wechsel der Datenbank ohne Erhaltung der Suchstrategie
        Option Einstellung verschiedener Optionen (z.B. für Anzeige, Druck...)
        Download (F11) Abspeicherung der Dokumente der letzten Suche
        Quit Verlassen von SPIRS

      3. Start und Recherche
        Nach der Auswahl einer Datenbank (und innerhalb einer Datenbank bis zu 5 CDs) auf CD-ROM von Silverplatter startet SPIRS automatisch im Suchmodus, d.h. es kann sofort ein Suchausdruck eingegeben werden.

        Die Nummer der Anfrage, die Anzahl der Treffer und der Suchausdruck wird im Suchstrategie-Fenster angezeigt.

        Zur Dokumentansicht wird in den Anzeigemodus umgeschaltet (F4).

    2. WinSPIRS
      1. Allgemeines
        Mit WinSPIRS ist es möglich in mehreren Datenbanken gleichzeitig zu suchen. Datenbank-spezifische Funktionen können dadurch aber nicht angeboten werden.
        Das Fenster von WinSPIRS hat folgende Elemente (Bereiche):
        Menüzeile, Symbolleiste, Such-Zeile, Suchhistorien-Fenster, Anzeigefenster (mit Optionsschaltern)

      2. Start und Recherche
        Nach der Auswahl der Datenbanken(en) kann sofort ein Suchausdruck in die Suchzeile eingegeben werden. Der Ausdruck kann sofort gesucht werden, es ist jedoch auch möglich sich zu dem eingegebenen Ausdruck (nur ein Wort) Vorschläge aus dem kontrollierten Vokabular machen zu lassen.
        1. Freitext-Recherche
          Bei der Freitextsuche wird in allen Feldern der Datenbank außer den Limit Fields gesucht, also auch in der Autorenadresse und der Quellangabe. Wird ein Vorschlag zu einem Ausdruck angefordert (geht nur über ERL-Server), erfolgt die Suche nur in inhaltsbestimmenden Feldern (Titel, Deskriptoren, Abstract).

        2. Suche in Feldern Bei der Suche in Feldern muß immer die Kurzbezeichnung der Felder angegeben werden.
          B: Suche im Titel: lycopersicon in ti

        3. Index-Suche
          Der Index ist eine vollständige, alphabetische Liste aller Worte, Deskriptoren und Bindestrich-Begriffe der Freitext-Felder.

        4. Suche im Thesaurus (=kontrolliertes Vokabular)
          Je nach Datenbank ist ein Thesaurus implementiert, Thesaurus-Begriffe sind im Deskriptoren-Feld enthalten.

        5. Suche in 'Limit Fields'
          Je nach Datenbank sind sogenannte Limit Fields enthalten, die der Einschränkung der Suche dienen, z.B. Publikationsjahr, Sprache.
          B: py>=1995 --> Publikations Jahr 1995 und jünger

        6. Lateralsuche
          Aus gefundenen Dokumenten können im Ansichtsfenster durch Markieren neue Suchausdrücke gewählt und zur Suchstrategie hinzugefügt werden.

        7. Trunkierung
          Zeichen Bedeutung Position
          * beliebige Zeichen Wortende
          ? maximal ein Zeichen Wortinneres, Wortende

          B: agric* --> agriculture, agricultural, Agricaceae, agrico-pastoral
          plant? --> plant, plants, plant-soil
          li?e --> life, like, line, live

        8. Bool'sche Verknüpfungen
          Mit Bool'schen Operatoren können Suchausdrücke logisch verbunden werden:
          • AND erzeugt die Schnittmenge
          • OR erzeugt die Vereinigungsmenge
          • NOT erzeugt die Ausschlußmenge

          Bei Verwendung mehrerer Operatoren kann es erforderlich sein, Klammern zu setzen.
          B: (triticum or secale) and leaves --> Dokumente mit Triticum oder Secale (oder beiden) und leaves im Freitext
           triticum or secale and leaves --> Dokumente mit Triticum oder/und Secale + leaves im Freitext

      3. Anzeigen der Dokumente
        Die Anzeige der gefundenen Dokumente erfolgt im Anzeigefenster. Generell wird das Ergebnis der letzten Suche angezeigt. Soll eine ältere Suche angezeigt werden, muß man diese markieren und mit dem Show-Knopf anzeigen lassen (oder durch Doppelklick).

        1. Navigation
          Der Menüpunkt Records dient der Navigation in der Anzeige, oft sind jedoch Tastenkombinationen oder Scrollen mit der Maus schneller. Zum nächsten Dokument gelangt man z.B. mit Strg + Bild, der Knopf Next Hit läßt die Anzeige zum nächsten Treffer springen. Dieser kann, v.a. bei Anzeige aller Felder, auch im selben Dokument liegen.

        2. Sortieren
          Unter dem Menüpunkt Records können die angezeigten Dokumente nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.

        3. Anzeigeoptionen
          Per Voreinstellung werden nur einige wichtige (?) Felder (z.B. Dokumentnummer, Titel, Autoren, Publikationsjahr und Quelle) der Dokumente angezeigt. Mit dem Knopf All Fields werden alle Felder aufgerufen.

        4. Markieren
          Durch Klick in das Buch-Symbol des Dokuments kann dieses markiert werden.

      4. Ausgabe
        Zwei Formen der Ausgabe sind möglich, Ausdruck und Speichern.

        1. Ausdruck
          Mit dem Knopf Print der Symbolleiste wird der Ausdruck von Dokumenten der Anzeige eingeleitet. Es kann zwischen vollständigem Ausdruck aller Dokumente, Ausdruck des aktuellen Dokuments, Ausdruck spezieller Dokumente (Dokumentnummer müß angegeben werden) oder Ausdruck der markierten Dokumente gewählt werden.
          Unter dem Menüpunkt Options können die Druckoptionen individuell eingestellt werden.

        2. Speicherung
          Mit dem Knopf Download der Symbolleiste wird die Speicherung von Dokumenten der Anzeige eingeleitet. Es kann zwischen vollständiger Speicherung aller Dokumente, Speicherung des aktuellen Dokuments,Speicherung spezieller Dokumente (Dokumentnummer müß angegeben werden) oder Speicherung der markierten Dokumente gewählt werden.
          Unter dem Menüpunkt Options können die Speicheroptionen individuell eingestellt werden.

      5. Die Suchstrategie
        Natürlich ist es möglich die Suchstrategie zu bearbeiten, d.h. Suchschritte zu löschen. Diese Funktionen sind unter dem Menüpunkt Edit zu finden.
        Eine Suchstrategie kann gespeichert und später (z.B. nach einem Datenbank-Update) wieder verwendet werden. Diese Funktionen sind unter dem Menüpunkt File zu finden.

    3. WebSPIRS
      1. Allgemeines
        WebSPIRS ist die Recherche-Oberfläche für WWW-Browser wie Netscape. Die Recherchemöglichkeiten sind jedoch stark eingeschränkt, da die Suchhistorie nicht als Suchnummer zur Verfügung steht, sondern als gesamter Suchausdruck beibehalten werden muß. Die Ausdrücke werden dadurch sehr komplex und unübersichtlich.

      2. Aufruf
        Unter der URL http://erlidw.edv.agrar.tu-muenchen.de/cgi-bin/webspirs.cgi?sp.nextform=top.htm ist der Zugang zu den Datenbanken des Campusnetzes und der Zentralbibliothek möglich (nur für Benutzer der TU-München). Nutzerkennzeichen und Paßwort nicht ändern! Im nächsten Dokument können die Datenbanken/Datenbanksegmente ausgewählt werden. Das nächste Dokument ist das Rechercheformular.

      3. Recherche
        In das Feld Search term: wird der Suchausdruck eingegeben. Der Suchausdruck kann Verknüpfungen enthalten. Er kann mit maximal zwei weiteren Ausdrücken verknüpft werden. Mit dem Knopf Search wird die Sucheanfrage gestartet.

        1. Suchbegriff
          Eingabe in die Felder des Formulars.

        2. Vorschlag
          Der Knopf Suggest im Rechercheformular führt zu einem Formular, mit dem man sich verwandte Begriffe aus dem kontrollierten Vokabular suchen lassen kann. Diese Begriffe können in die Suche (Formularfeld) aufgenommen werden. Es kann auch die gesamte Hierarchie des gefundenen Begriffs angezeigt werden. Der Begriff kann in die Suche übernommen oder direkt gesucht werden.

        3. Thesaurus
          Der Knopf Thesaurus im Rechercheformular führt zu einem Formular, mit dem man eine Liste der Thesaurus-Begriffe anzeigen lassen kann. Aus dieser Liste können wiederum Begriffe ausgewählt werden um ihre Hierarchie darzustellen. Der Begriff kann in die Suche übernommen oder direkt gesucht werden.

        4. Index
          Der Knopf Index im Rechercheformular führt zu einem Formular, mit dem in verschiedenen Indizes gesucht werden kann. Aus dem Index kann ein Begriff gewählt und in die Suche übernommen werden.

        5. Erweiterung der Suche
          Mit dem Knopf Refine search der Ergebnis-Seite werden die gefundenen Dokumente ausgewertet und verwandt Begriffe (aus dem Thesaurus) vorgeschlagen, nach denen zusätzlich gesucht werden kann. Die Verknüpfung mit der Hauptsuche erfolgt mit AND untereinander werden die Begriffe mit OR verknüpft.

        6. Einschränkung der Suche
          Limit Fields (z.B. Publikationsjahr, Sprache) müssen im Rechercheformular eingegeben werden (z.B. py>1995) und mit der Hauptsuche mit AND verknüpft werden.

      4. Anzeige
        Die ersten fünf Dokumente des Suchergebnisses werden mit vordefinierten Feldern angezeigt. Sowohl die Anzahl der gezeigten Dokumente (maximal 30) als auch die Felder und die Anzeige der Feldetiketten können geändert werden (am Ende des Dokuments).

      5. Ausgabe
        Die Rechercheergebnisse können mit den Funktionen des Browsers gedruckt oder gespeichert werden. Gedruckt oder gespeichert wird immer nur der Inhalt des Dokuments, um das gesamte Suchergebnis zu drucken oder abzuspeichern, sind also unter Umständen mehrere Schritte erforderlich.

    Birgid Schlindwein ©, 15. Januar 1997